In jedem Unternehmen und jeder sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entscheidender Faktor im Wettbewerb. Dennoch erfolgt die Personalauswahl und Investition in Personal oft eher zufällig und wenig geplant. Wenn Sie von Anfang die Beschäftigung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – auch z. B. als Aushilfskräfte oder geringfügig Beschäftigte planen, sollten Sie sich Zeit nehmen, genau zu überlegen, welches Personal Sie tatsächlich benötigen. Stellen Sie sich folgende Fragen:
Entwickeln Sie eine Planung für die ersten beiden Geschäftsjahre Ihres Unternehmens, gleichen Sie dies mit den Unternehmenszielen ab. Es macht keinen Sinn, Personal dauerhaft einzustellen, wenn Sie nur zu bestimmten Zeiten Unterstützung benötigen. Umgekehrt kann eine fest angestellte Mitarbeiterin oder Mitarbeiter Ihnen wesentliche Entlastung bieten.
Es gibt eine Vielzahl von möglichen Arbeitsverhältnissen. Neben dem Vollarbeitszeitverhältnis können Sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als geringfügige Beschäftigte, mit kurzfristigen Mini-Jobs oder Midi-Jobs, in Teilzeit oder auch befristet beschäftigen. Suchen Sie sich in rechtlichen und steuerlichen Fragen des Arbeitsrechts Unterstützung von Experten wie Steuerberater/innen und Rechtsanwälten. Nur so können Sie Fehlentscheidungen ausschließen, die gerade in der Aufbauphase Ihres Unternehmens fatal sein können.
Mit der Beantwortung der obigen Fragen stellen Sie einen Personalbedarfsplan auf, legen die Stellenbeschreibung und das Anforderungsprofil Ihrer zukünftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fest. Nur so können Sie dann gezielt und passgenau die richtigen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer suchen.
Sehr schnell werden Sie erkennen, wie schwierig es ist, qualifiziertes Personal zu finden. Für ein junges Unternehmen gilt dies noch viel stärker als für einen renommierten Betrieb, da viele qualifizierte Fachkräfte das Risiko, zu einem jungen Betrieb zu wechseln, scheuen. Beginnen Sie Ihre Suche ruhig im Bekanntenkreis oder über Kontakte zu anderen Unternehmen. Eine weitere Möglichkeit bieten Online-Stellenmärkte im Internet, Zeitungsanzeigen oder die direkte Nachfrage bei der Arbeitsagentur am Unternehmenssitz.
Haben Sie einige Bewerberinnen und Bewerber gefunden, prüfen Sie die Bewerbungen sehr kritisch und lesen Sie die Bewerbungsunterlagen sehr genau. Wählen Sie eine überschaubare Zahl von potentiellen Kandidaten zu einem Vorstellungsgespräch ein. Denken Sie daran: Im Vorstellungsgespräch stellen nicht nur der oder die Kandidatin sich vor, sondern auch Sie sich mit Ihrem Unternehmen. Auch Bewerbungsverfahren sind Visitenkarten für Ihren Betrieb.
Teilzeitkräfte
In der Aufbauphase Ihres Unternehmens, aber auch später zum Ausgleich von Auftragsschwankungen sind vollbeschäftigte Mitarbeiter/innen nicht immer die einzige Möglichkeit. Auch jede Form der Teilzeitarbeit kann geeignet sein. Bei Teilzeitbeschäftigten, Geringverdienern oder Nebenbeschäftigten oder der Beschäftigung von Aushilfen gelten zudem einfachere Abrechnung- und Abführungspflichten: Sozialversicherungsfreiheit und Lohnsteuerpauschalierung.
Auch bei diesen Beschäftigungsformen besteht Anspruch auf Urlaub und Kündigungsfristen sind zu beachten. Die Arbeitnehmerin/der Arbeitnehmer hat Anspruch auf Lohnfortzahlung genau wie ein Vollzeitbeschäftigter. Als Unternehmen mit maximal 20 Beschäftigten können Sie auch befristete Arbeitsverträge abschließen. Diese Regelung im Beschäftigungsförderungsgesetz hilft gerade kleinen Betrieben bei der flexiblen Anpassung der Beschäftigung an ihre Auftragslage.
Jedoch Vorsicht! Versicherungsrechtliche und lohnsteuerrechtliche Vorschriften sind nicht identisch. Die Grenzen für sozialversicherungsfreie Beschäftigungen ändern sich jedes Jahr. Beachten Sie diese Grenzen genau. Sie als Arbeitgeber haften für die richtige Berechnung der Beiträge. Gleichgültig, wen oder wie viel Beschäftigte Sie einstellen, lassen Sie sich immer folgende Unterlagen vorlegen:
Wenn alle Unterlagen vorhanden sind und Sie sich mit Ihrer neuen Mitarbeiterin/Ihrem neuen Mitarbeiter über Art, Umfang und Bezahlung geeinigt haben, dann schließen Sie einen schriftlichen Arbeitsvertrag ab. Zögern Sie nicht, auch mit Bekannten oder mit dem Ehegatten einen solchen Arbeitsvertrag abzuschließen, schließlich sind damit beide Seiten vertraglich abgesichert.
Ihre Pflichten als Arbeitgeber: Anmeldungen und Beiträge
Als Arbeitgeber müssen Sie Ihre Mitarbeiter/innen bei der Krankenkasse zur Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung anmelden. Zudem sind Sie verpflichtet, eine Meldung bei der Berufsgenossenschaft (die berufliche Unfallversicherung) abzugeben. Geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte melden Sie bei der Minijobzentrale an.
Achten Sie darauf, dass die neuen Beschäftigten bis zum dritten Arbeitstag ihre Sozialversicherungsausweise vorlegen. Ansonsten sind Sie zu einer Kontrollmitteilung an die Krankenkasse verpflichtet. Sofort am Tag der Arbeitsaufnahme müssen Betriebe folgender Branchen der Krankenkasse die Einstellung melden: Baugewerbe, Gebäudereinigung, Ausstellungs- und Messebau, Schaustellergewerbe.
Als Arbeitgeber müssen Sie regelmäßig Beiträge bezahlen. Die Hälfte der Sozialversicherungsbeträge (einschließlich dem Beitrag zur Pflegeversicherung) behalten Sie vom Lohn ein, die andere Hälfte legen Sie als Arbeitgeber dazu. Die Prämie der Berufsgenossenschaft bezahlt der Arbeitgeber ganz. Die Lohnsteuer Ihrer Beschäftigten behalten Sie vom Lohn oder Gehalt ein und überweisen Sie an das Finanzamt. Achten Sie auf die richtige Berechnung der Beiträge, wenn etwas nicht stimmt, sind Sie haftbar. Es ist ratsam, externe Hilfe (Steuerberater, Lohnbüro) in Anspruch zu nehmen, um die korrekte Abrechnung und Anmeldung sicherzustellen.
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